Blog

Definisi Project:

• Project adalah temporary endeavour/effort yang memiliki start dan end
• Menghasilkan produk, service atau hasil yang unik

Operasional work adalah ongoing work untuk men-support bisnis organisasi

Stakeholder
adalah orang atau organisasi yang interest-nya mungkin terimpact baik secara positif atau negatif oleh project dan hasil dari project (produk dari project). Stakeholder meliputi project manager, team, customer dan sponspor, tapi bisa juga orang-orang di luar team dan customter seperti project management office, portfolio manager, program manager, functional atau operational manager, business analyst, atau departement dan group lain dalam organisasi seperti marketing, legal, customer service dsb, selama orang-orang atau group tsb terimpact baik secara positif atau negatif oleh project dan hasil dari project.

Stakeholder yang sifatnya eksternal organisasi misalnya adalah pemerintah, konsultan, seller, end users, customer, bank, dan institusi finansial lainnya.

Project management itu memiliki aspek sains dan art.
Sains – merupakan systematic process dalam pengelolaan project secara efficient dan efektif, menggunakan tool dan process yang sesuai.

Seni – Bagaimana project manager menggunakan skill seperti mempengaruhi, mengorganisasikan, berstrategi, dan skill interpersonal dan team management lainnya.

Project management approach:

• predictive: planning process dilakukan secara detil untuk mendefinisikan requirement dan scope. Plan detil juga dibuat untuk project constraints (cost, schedule, risk). Team kemudian berusaha untuk mengikuti plan tersebut sebaik-baiknya dan sebisa mungkin menghindari perubahan.
• Agile: Pendekatan yang sesuai untuk project yang definisi scope-nya berubah seiring waktu (emerging). Karena scope tidak bisa didefinisikan di depan, maka proses planning, executing dan managing project dilakukan dalam increment kecil, sehingga perubahan mudah untuk dilakukan ketika info kebutuhan produk dan project berubah.
• Hybrid: Menggunakan kombinasi prediktif dan agile, sesuai dengan kebutuhan project.

Program management: mengelompokkan project yang related/terkait dan memiliki interdependency untuk menjamin keberhasilan project dan meningkatkan efektifitas dari management secara keseluruhan. Project dikelompokkan menjadi program jika pengelolaan secara program dapat memberi manfaat lebih dibandingkan secara individual project.

Portfolio management: Program, project dan related operational work yang secara bersama-sama diprioritaskan dan diimplementasikan untuk mencapai strategic business goal tertentu. Keterkaitannya bisa jadi hanya dalam hal memiliki strategic goal yang sama (jenis pekerjaan bisa jauh berbeda satu sama lain)

Organization project management: framework untuk menjaga organisasi tetap fokus pada strategy. OPM memberikan arahan bagaimana portfolio, program dan project, dan pekerjaan organisasi lainnya diprioritaskan, di manage, di eksekusi dan diukur agar dapat mencapai tujuan dan benefit strategis dari perusahaan.

project team: kelompok individu termasuk project manager yang akan melakukan pekerjaan project

project management team: kumpulan orang dari anggota project team yang dipilih oleh project manager untuk membantunya melakukan aktivitas project management

Project management office (PMO): adalah departemen dalam organisasi yang bertugas mengawasi compliance ke project governance dan menstandardkan project management

3 jenis PMO: supportive, controlling, directive

Constraint akan melimit opsi dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan project.

Project constraints yang bisa terjadi selama project berlangsung:

• Schedule
• Cost
• Risk
• Scope
• Qualiy
• Resource
• Customer Satisfaction

Tujuan stakeholder management: menjaga agar stakeholder tetap ter-inform dengan baik, mengumpulkan input dari mereka, dan keep them satisfy (kebutuhan dan ekspektasinya)

3 struktur organisasi:

• Functional: organization di group berdasarkan area spesialisasi (contoh, accounting dan marketing)
• Project-oriented: organisasi berdasarkan project. team tidak punya department untuk kembali saat project berakhir. Project manager memiliki kendali penuh atas project.
• Matrix: Bertujuan memaksimalkan kelebihan dari struktur functional dan project oriented, team member report ke dua managers (project manager dan functional manager), Team members melakukan project work sebagai tugas tambahan selain pekerjaan normal di departemen-nya

Matrix terbagi menjadi strong, weak & balance matrix

• Strong matrix: matrix organization di mana kekuasaan yang lebih besar ada pada project manager dibandingkan functional manager
• Weak matrix: matrix organization di mana kekuasaan lebih besar ada pada functional manager dibandingkan project manager.
  • Role project manager pada weak matrix: project expediter atau project coordinator
  • project expediter biasanya bertindak sebagai staff assistant dan communications coordinator; expediter tidak bisa membuat keputusan
  • project coordinator mirip dengan project expediter, tapi memiliki kewenangan untuk membuat keputusan dan memberikan report ke higher-level manager
• Balanced matrix: matrix organization di mana kekuasaan seimbang antara project manager dan functional manager

Enterprise environmental factors adalah kondisi yang memberi konteks yang harus dipertimbangkan pada saat melakukan perencanaan project; bisa internal atau external. bisanya di luar control dari project team

OPA terdiri dari 2:

• Company processes, procedures, and policies
• Organizational knowledge repositories (historical information, lessons learned)

Historical information dari OPA biasanya terdiri dari:
•Activities
•WBSs
•Benchmarks
•Reports
•Risks and risk response plans
•Estimates
•Resources used
•Project management plans
•Project documents
•Baselines
•Correspondence

atau semua records project yang akan menjadi part dari OPA.

Assumption Log: Repository/dokumentasi dari asumsi dan constraints

Assumption log adalah hal-hal yang dipercaya oleh management dan stakeholders tentang project tsb; assumptions bisa jadi tidak berdasarkan fakta.

PMIS adalah project management information system. Contohnya adalah tool seperti scheduling software, configuration management system, shared workspaces untuk storage dan distribusi dari file, work authorization software, time-tracking software, dan procurement management software.

Work Performance Data: Measurements and detil activities yang dikolek selama Direct and Manage Project Work process dalam proses group executing

Work Performance Information: Work performance data yang sudah dianalisa berdasarkan deviasinya ke project
management plan dan impactnya ke project secara keseluruhan

Work performance report: work performance information yang sudah dikelompokkan ke dalam reports untuk kemudian di distribusikan ke stakeholders

Kapan Meetings diperlukan? meeting bisa dilakukan jika kita perlu untuk mengumpulkan input atau feedback dari sekelompok orang

Apa yang dibutuhkan seorang project manager saat meng-inisiasi suatu project?

• business case dan benefits management plan untuk project tsb.
• deskripsi dan requirement product yang diketahui di titik itu; dengan kata lain, projectnya mau ngerjain apa?
• Bagaimana project tsb memiliki kesesuaian atau mendukung strategic plan perusahaan.
• list stakeholders yang mungkin
• constraints yang diketahui (schedule, budget, atau resources), risks, dan assumptions.
• agreements yang relevan, termasuk contracts.
• Industry standards
• Marketplace trends dan legal, regulatory, atau compliance factors.
• Change control system dari perusahaan
• Proses dan prosedur dari perusahaan
• Hubungan yang baik dengan sponsor project, stakeholder yang mungkin, dan team member
• Templates dari project lain di masa lalu.
• Historical WBSs,
• Historical estimates.
• Lessons learned dari project sebelumnya.
• Pengetahuan tentang kondisi perusahaan saat ini, apa yang sedang terjadi, proyek besar yang sedang berlangsung, impact yang dapat terjadi ke proyek lain
• Pengetahuan tentang company culture,
• List dari orang-orang yang bisa menjadi team member
• Informasi tentang organizational dan project governance.

Return on investment (ROI) adalah potential profitability dari suatu investiasi dengan menghitung benefit yang akan diterima di bagi costnya.

Present Value (PV): value saat ini dari uang yang akan diterima di masa depan, dihitung dengan formula
PV = FV / (1 + r)^n

FV=future value
PV= present value
r = interest rate
n = number of period

Net Present Value (NPV): adalah present value dari total benefit (income/revenue) yang akan diterima dikurang costs dari periode project. Semakin besar NPV semakin baik, dan project dengan NPV yang terbesar bisa kita pilih.