Blog

Kenapa harus ambil ujian ini?

Ujian sertifikasi PMP itu sulit dan butuh waktu belajar yang cukup panjang. Karena sulit dan membutuhkan dedikasi waktu untuk belajar itulah anda bisa memanfaatkan proses belajarnya menjadi sarana anda untuk menjadi project manager yang lebih baik.

Untuk lulus ujian sertifikasi PMP, kita tidak bisa menggunakan pola belajar sistem kebut semalam. Soal-soalnyanya dirancang untuk membuktikan pengetahuan dan pengalaman dalam menerapkan seni dan ilmu project management. Ujiannya berfokus pada situasi yang akan ditemui di dunia nyata, dan bukan hanya menanyakan anda untuk mengulang data yang sudah dipelajari.

Sebagai tambahan, memiliki sertifikasi PMP bisa memberikan kemungkinan untuk mendapatkan insentif finansial. Hasil survey tahun 2015 yang dilakukan oleh Project Management Institute menemukan bahwa Project manager yang memiliki sertifikasi PMP dibayar 20 persen lebih mahal dibanding yang tidak memiliki sertifikasi PMP.

Kualifikasi untuk mengambil Ujian PMP

Agar dapat mengikuti ujian sertifikasi PMP, berikut persyaratan yang harus anda penuhi:

Kategori	Pendidikan Umum	Pendidikan Project management	Pengalaman Project Management	Jumlah Soal
1	Sarjana S1	35 jam	4500 jam (3 tahun)	200
2	Diploma	35 jam	7500 jam (5 tahun)	200

Memenuhi kriteria kualifikasi di atas bukan berarti akan dapat dengan mudah lulus ujian sertifikasi PMP. Anda harus tahu project management dan memiliki pengalaman menerapkannya.

Apakah Anda Sudah Siap untuk Mengikuti Ujian PMP?

50 persen dari peserta ujian yang tidak lulus biasanya karena mereka belum pernah mengikuti pelatihan atau training project management yang menggunakan terminologi dan konsep dari PMI (Project Management Institute). Hal ini penting karena penyelenggara sertifikasi ini adalah PMI dan soal-soalnya dibuat berdasarkan standar project management versi mereka.

Penyebab lain dari peserta yang tidak lulus adalah karena tidak menggunakan perspektif project besar. Dalam ujian, kita harus menjawab soal-soal dari perspektif seorang project manager yang sedang menangani project besar dengan menerapkan tool dan teknik, serta input dan output yang dijabarkan dalam PMBOK Guide.

Uji diri Anda

Apakah anda familiar dengan konsep-konsep berikut dan bisa menjelaskannya dengan bahasa anda sendiri?

• Cost atau Schedule Overruns
• Schedule yang tidak realistis
• Banyak perubahan terhadap scope dan schedule
• Masalah komunikasi dan konflik
• Kehabisan waktu untuk penyelesaian project di akhir waktu project
• Unsatisfactory Quality (Kualitas yang tidak memuaskan)
• Low morale
• Anggota tim tidak jelas dengan apa yang harus dilakukan
• Excessive rework and overtime (terlalu banyak pekerjaan yang diulang atau terlalu banyak waktu lembur)
• Terlalu banyak rapat

Atau, apakah anda mengerti dan menerapkan hal-hal berikut dalam project anda?

• Proses langkah-demi-langkah dalam mengelola project, dan mengerti mengapa proses tersebut harus dijalankan
• Peran dari seorang project manager, sponsor, team dan stakeholder
• Menggunakan historical information dari project sebelumnya
• Menggunakan lesson learned dari project sebelumnya dan membuat lesson learned dari project yang sedang berjalan
• Apa itu project charter dan bagaimana membuatnya
• Apa itu Work Breakdown Structure (WBS) dan bagaimana membuatnya
• Bagaimana membuat network diagram
• Apa itu critical path, bagaimana menghitungnya, dan apa manfaatnya bagi seorang project manager
• Three point estimating
• Monte Carlo Analysis
• Earned value analysis
• Schedule Compression (crashing dan fast tracking)
• Managing float (mengelola float)
• Bagaimana membuat schedule yang realistis
• Mengelola quality dari project dan hasil dari project (produk atau deliverable)
• Mengelola hubungan dengan stakeholder, membuat mereka tetap tertarik dan terlibat dalam project
• Apa saja yang termasuk dalam proses risk management
• Menghitung reserve dan mengerti hubungannya dengan risk management
• Membuat rencana project management yang realistis dan disetujui sehingga anda bersedia untuk bertanggung jawab terhadap hasilnya
• Monitoring dan Controlling project sesuai dengan project management plan
• Mengelola change request dan mengendalikan perubahan
• Mengerti professional dan social responsibility yang diharapkan dari seorang project manager saat menjalankan project

Dalam sebuah project yang besar, tentu saja seorang project manager tidak akan punya waktu untuk kesalahan dalam melakukan aktifitas project. Jika seorang project manager terlalu banyak menghabiskan waktu mengkoreksi kesalahan dibandingkan waktu untuk merencanakan untuk menghindari kesalahan maka project tersebut besar kemungkinan berada di luar kendali.

Begitu juga jika seorang project manager terlalu micro-manage saat melakukan eksekusi. Seharusnya seorang project manager harus yakin semua orang tahu apa yang harus dilakukan sebelum project dimulai.

Mendaftar Ujian Sertifikasi PMP

Sebelum ada dapat menjadwalkan ujian sertifikasi anda, anda harus mengisi dan mensubmit formulir aplikasi ke PMI website lewat PMI forms.

Melalui forms tersebut anda dapat mengisi jumlah jam terbang dan pengalaman project management anda. Setelah mengisi dan mensubmit aplikasi anda, anda akan menerima notifikasi bahwa submission aplikasi sudah di terima; dan anda kemudian akan diminta untuk membayar jadwal ujian anda. Besarannya sekitar $405 untuk PMI member dan $555 untuk non-PMI member. Setelah pembayaran diterima, anda akan menerima email otorisasi untuk memilih jadwal ujian sertifikasi anda. Walaupun hanya sekitar 5-10% dari aplikasi yang akan di audit oleh PMI, sebaiknya anda mempersiapkan semua dokumen yang dibutuhkan jika ternyata anda kena audit sebelum aplikasi anda disetujui. Proses audit akan memakan waktu sekitar 1 bulan.

Ujian akan dilakukan di tempat yang telah ditunjuk dan anda harus mengerjakannya lewat komputer yang disediakan. Email otorisasi juga akan memberikan instruksi yang diperlukan untuk persiapan dan pada saat ujian. informasi lokasi ujian dan bahasa apa saja yang tersedia juga diberitahukan lewat email otorisasi tersebut. Sampai saat ini belum ada bahasa Indonesia.

Setelah anda mendapatkan notifikasi (PMI Eligibility ID), anda harus mengambil/menjadwalkan ujian dalam kurun setahun. Jika anda gagal 3 kali berturut-turut, anda harus menunggu 1 tahun untuk mendaftar ujian kembali.

Bagaimana mempersiapkan diri untuk Ujian Sertifikasi PMP

Materi ujian sertifikasi PMP pada dasarnya berdasarkan PMBOK Guide (Saat ini edisi ke 6). Pengalaman saya, belajar hanya bermodalkan PMBOK Guide ini sangat sulit karena jenis bukunya adalah buku referensi yang berisi poin-poin input, tools dan teknik, dan output tiap process dari tiap process group dan knowledge area. Bagi orang seperti saya belajar menggunakan buku jenis ini cepat bikin ngantuk.

Karena cepat bikin ngantuk itu saya tidak menggunakan buku PMBOK Guide sebagai sumber utama untuk memahami konsep PMI.

Yang saya gunakan sebagai bacaan utama adalah buku Rita Mulcahy 9th edition. Saya senang belajar lewat buku ini karena penjelasan konsep PMP versi PMI oleh buku Rita Mulcahy dilakukan melalui gaya bercerita sehingga lebih mudah di cerna dan tidak membosankan.

Anda akan dapat lebih mengapresiasi cara RIta menjelaskan setelah anda banyak latihan soal yang mensimulasikan soa-soal aktual ujian sertifikasi PMP. Anda tidak akan menemukan atau akan jarang sekali menemukan soal-soal yang bersifat pengetahuan/knowledge. Soal-soal PMI dirancang untuk menguji pemahaman. Hal ini dapat di capai oleh buku Rita lewat pengembangan PMI’ism dan customized process chart. Customized process chart dari Rita ini menjelaskan proses-proses yang terjadi dalam tiap process group dengan istilah yang lebih mudah diingat.

Kelebihan lain dari buku Rita Mulcahy adalah latihan-latihan review material yang menguji pemahaman anda. Sebaiknya ketika anda menemukan latihan dalam buku Rita, anda mengerjakan, dan jangan dulu melihat jawabannya.

Fitur lain yang berguna dari buku Rita Mulcahy adalah bagian “Quick Test” dan “Tricks of The Trade”. Quick Test akan membantu anda mengingat konsep-konsep inti apa saja yang harus anda pahami dari tiap chapter.

Di akhir tiap chapter anda juga akan menemukan practice exam/praktek ujian. Sebaiknya anda tidak langsung melakukannya sebelum anda yakin anda telah memahami semua poin Quick Test di atas dan bisa menjelaskannya dengan bahasa anda sendiri.

Saya juga merekomendasikan untuk membaca atau skimming (membaca cepat) PMBOK Guide untuk lebih dapat memahami flow processnya. PMBOK Guide akan jauh lebih enak dibaca setelah anda memahami konsep besarnya lewat buku Rita Mulcahy.

Ada satu alat bantu lain yang disediakan oleh Rita Mulcahy yaitu Rita Mulcahy’s Hot Topics Flash Cards. Dengan menggunakan Flash Cards ini anda dapat membentuk study group bersama rekan-rekan yang akan mengambil ujian juga dan saling bertanya mengenai konsep di flash card. Flash card ini juga dapat anda gunakan untuk self review seberapa anda memahami semua konsep dari tiap chapter.

Setelah anda benar-benar percaya diri memahami konsep dari chapter tersebut, anda dapat mengerjakan practice exam di akhir chapter sekaligus. Jangan berhenti sebelum anda selesai mengerjakan semua soal-nya. Kenapa? karena ini dapat membantu anda mengevaluasi pemahaman anda. Score di atas 70% dapat menjadi indikasi bahwa anda sudah cukup memahami apa yang dibahas di chapter tersebut.

Jika score anda kurang dari 70%, anda harus berusaha mempelajari kembali chapter tersebut, khususnya di bagian yang anda salah.

Selain latihan soal yang disediakan di tiap akhir chapter buku Rita Mulcahy, anda juga harus sering latihan soal yang bisa mensimulasikan soal-soal sesungguhnya dari ujian sertifikasi PMP. Soal-soal yang berkualitas adalah soal-soal yang bukan cuma menguji pengetahuan tapi menguji pemahaman dan bersifat situasional.

Ada banyak website yang menjual soal-soal ujian berkualitas. Biasanya di sebut PMP exam simulator. Beberapa yang saya rekomendasikan adalah Rita Mulcahy PM Fast track Cloud Exam Simulator dan Project-Management-Prepcast. Sebaiknya jangan melakukan simulasi sebelum anda benar-benar memahami keseluruhan konsep dari semua chapter. Dan jangan melakukan simulasi dari tiap set soal lebih dari dua kali. Kenapa? karena untuk menghindari anda hafal soalnya. Ketika anda mendapatkan nilai atau score bagus karena hafal soal, dikhawatirkan anda malah sebenarnya belum benar-benar memahami materinya.

Lalu Bentuk Ujiannya Seperti Apa Sih?

Ada 3 hal penting dalam ujian sertifikasi yang harus anda ingat-ingat. Pertama, Ujian PMP tidak menguji pengetahuan atas informasi. Kedua, anda tidak bisa berharap hanya dengan bermodalkan pengalaman sebagai PM anda dapat lulus. Yang ketiga, anda benar-benar perlu berlatih atau mendapatkan pelatihan yang align/sesuai dengan standar di PMBOK Guide, karena panduan inilah yang menjadi referensi materi ujian.

Terdapat 200 soal pilihan ganda yang harus anda kerjakan, dalam waktu 4 jam. Dari 200 soal tersebut sebenarnya 25 soal diantaranya adalah pertanyaan experiment (percobaan) sehingga tidak diperhitungkan dalam score. Soal-soal tersebut akan ditempatkan secara acak dari 200 soal ujian. Guna soal-percobaan ini adalah untuk memvalidasi apakah soal-soal tersebut layak digunakan dan di masukkan ke dalam master database soal mereka.

PMI tidak pernah mempublikasikan berapa score minimal yang harus dicapai untuk dapat lulus ujian. Namun ada beberapa pihak (seperti lembaga Rita Mulcahy) yang memperkirakan dibutuhkan score sekitar score 65 – 69% untuk bisa lulus. Artinya anda harus dapat menjawab dengan benar 114 – 121 soal dari 175 soal yang diujikan.

Soal-soal yang diujikan diberikan secara acak dari master database soal yang berisi ratusan soal. Pertanyaan tidak urut dan lompat dari topik satu ke topik lain, dan sebuah soal bisa saja mengintegrasikan banyak konsep. Anda akan mendapatkan 1 poin untuk jawaban yang benar, dan tidak ada penalty untuk jawaban yang salah. Jadi sebaiknya anda menjawab semua soal pertanyaan.

Berikut adalah breakdown persentase soal yang diberikan dalam ujian

Project Management Process Group	Persentase Soal
Project Initiating	13%
Project Planning	24%
Project Executing	31%
Project Monitoring & Controlling	25%
Project Closing	7%

Berdasarkan observasi dari Lembaga Rita Mulcahy, berikut adalah tingkat kesulitan dari tiap topik

Sedangkan berdasarkan process group, banyak orang menganggap yang paling sulit adalah proses-proses terkait monitoring & controlling, kemudian diikuti oleh executing di peringkat ke-dua.

Selalu ingat hal-hal berikut pada saat menghadapi ujian sertifikasi PMP:

• Ujian PMP menguji pengetahuan, aplikasi dan analisis. Bukan sekedar menguji daya ingat. Anda harus tahu bagaimana mengaplikasikan pengetahuan dalam buku ini dan menganalisa situasi-situasi yang sesuai dengan informasi di dalam buku ini. Ujian PMP tidak pernah bersifat pertanyaan definisi.
• Ujian berhubungan dengan penggunaan nyata di lapangan dari project management. 99% pertanyaan bersifat situasional.

Contoh pertanyaan situasional:

Q: You received notification that a major item you are purchasing for a project will be delayed. What is the best thing to do?
A. Replan your project to accomodate this delay
B. Notify your manager
C. Let customer know about it and talk over options
D. Meet with the team and identify alternatives

Jawaban: D

Contoh pertanyaan yang menguji pemahaman:

Q: The process of decomposing deliverables into smaller, more manageable components is complete when:
A. Project justification has been established
B. Change request has occured
C. Cost estimates can be developed for each work element
D. Each work element is found in the WBS dictionary

Jawaban: C

Hal- penting lain yang ditawarkan oleh Rita adalah bagaimana kita bisa memahami konsep dalam project management melalui PMI-isms.

PMI-ism ini akan saya bahas di artikel selanjutnya.