Ujian PMP itu sulit karena pertanyaannya bukan untuk menguji pengetahuan namun lebih untuk menguji pemahaman dan pengalaman anda sebagai seorang project manager, dengan menggunakan framework PMI (Project Management Institute). Oleh karena itu, wajib bagi anda untuk memahami PMI-ism yang akan dibahas berikut, agar anda dapat memilih jawaban yang benar dari beberapa pilihan jawaban yang seolah-olah benar.
PMI-ism umum
- Project manager adalah pusat dari semesta project. Tanpa seorang PM yang terlatih, suatu project kemungkinan besar akan gagal. Dengan seorang yang terdidik dengan skill project management, tanpa peduli titelnya (titel PM atau bukan), suatu project memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk berhasil
- Seorang project manager menempatkan kepentingan project terlebih dahulu – bukan kepentingan dirinya.
- Ujian PMP pada umumnya menguji dari perspektif seorang project manager yang mengerti nilai dari tool dan teknik project management dan memahami bagaimana menyesuaikannya untuk project besar. Akan berguna bagi anda, kecuali dikatakan sebaliknya, untuk mengasumsikan pertanyaan dalam PMP dalam kerangkan project besar yang melibatkan lebih dari 200 orang dari banyak negara, durasi project setidaknya 1 tahun, dan memiliki budget 10 juta us dollar (150 milyar IDR) atau lebih.
- Project manager memiliki kewenangan sesuai yang digambarkan di PMBOK Guide dan melakukan semua aktivitas dalam panduan tersebut di dunia nyata.
- Project manager mengerti proses project management (seperti apa yang harus dilakukan pertama kali, setelahnya, dan seterusnya, dan mengerti alasan kenapa proses tersebut dilakukan).
- Organisasi di mana project manager itu bernaung memiliki proses pemilihan project yang formal, dan selalu memilih project berdasarkan relevansinya dengan tujuan strategis perusahaan.
- Seorang project manager mengerti mengapa project yang dijalankannya dipilih untuk dijalankan oleh management perusahaan, and memastikan tujuan dan business case yang melatarbelakanginya terpenuhi selama melakukan proses planning dan pengelolaan project.
- Anggota team memiliki motivasi, terlibat, dan selalu siap dengan saran untuk meningkatkan kinerja project; mereka tidak membutuhkan micro management dari seorang project manager
- Project manager mengatur waktunya untuk melakukan planning, managing, assessing dan monitoring dan controlling scope, schedule, cost, quality, risk, resources dan kepuasan pelanggan.
- Perusahaan memiliki project management office (PMO), dan PMP memiliki peran tanggung jawab yang penting dan jelas terkait project di perusahaan tersebut
- Perusahaan memiliki kebijakan project management, yang dapat disesuaikan oleh project manager untuk digunakan dalam project yang sedang dijalankannya. Kebijakan ini meliputi metodologi, prosedur resiko dan quality.
- Project bisa jadi bagian dari suatu program atau portfolio, dan relasi dari suatu project ke project lainnya dapat mempengaruhi secara signifikan cara seorang project manager menjalankan project
- Perusahaan memiliki record (historical information dan lesson learned) untuk semua project yang pernah dijalankan meliputi work packages, cost work package, dan risk yang ditemukan. Project manager menggunakan historical record ini daat melakukan perencanaan project yang akan berjalan. Selama project berjalan, project manager merekam historical record dan lesson learned dari project yang berjalan ke dalam knowledge base perusahaan.
- Project manager bekerja dalam sistem dan budaya perusahaan yang sudah ada (EEF, enterprise environmental factor), dan salah satu hasil yang diharapkan dari project adalah memberikan input untuk perbaikan sistem tersebut.
- Setiap project memiliki project charter, yang memberikan wewenang kepada project dan project manager.
- Work breakdown structure (WBS) dan WBS dictionary digunakan dalam setiap project
- Project management plan bukanlah hanya bar chart, akan tetapi merupakan rangkaian management plan. Project mananager mengerti apa saja yang diperlukan dalam membuat project management plan
- Project manager membuat dan menyimpan project document selain project management plan yang membantu mereka merencanakan, mengelola serta memonitor dan mengcontrol sebuah project
- Stakeholder terlibat selama durasi project. Kebutuhan dari stakeholder dikumpulkan dan dipertimbangkan selama perencanaan project dan dalam pembuatan communication management plan serta stakeholder engagement plan. Stakeholder juga membantu dalam proses mengidentifikasi dan mengelola resiko.
- Setiap orang harus diberikan kompensasi atas pekerjaan yang dilakukan dan layak mendapatkan lingkungan yang fair dan positif, sehingga mereka dapat berkontribusi maksimal
- Gold plating (menambahkan fungsionalitas ekstra) tidak dianjurkan dan harus dicegah
- Karena kebanyakan project dikelola dalam lingkungan organisasi matriks, maka topik yang kelihatannya sederhana seperti teori motivasi atau resolusi konflik, bisa jadi rumit dalam soal ujian.
- Project manager memiliki tanggung jawab profesional untuk menggunakan tool dan proses project management secara benar
PMI-ism dalam perencanaan project
- Planning adalah sesuatu yang penting, dan setiap project harus di-plan
- Project manager merencanakan project berdasarkan input dari team dan stakeholder, bukan melakukannya sendiri
- Bagian dari planning termasuk menentukan proses PMBOK yang akan digunakan dalam project dan bagaimana menyesuaikan proses-proses tersebut sesuai dengan project yang akan berjalan. Pendekatan project (plan-driven atau change-drive) harus ditentukan
- Terdapat plan yang menjelaskan bagaimana tiap knowledge area seperti scope, schedule, cost, quality, resources, communications, risk, procurement, dan stakeholder management akan di-plan, di manage, serta dimonitor dan control. Plan-plan tersebut dinamakan management plans, dan tiap project memiliki plan untuk tiap knowledge area (yang detilnya bisa berbeda untuk tiap project)
- Jika memungkinkan, semua pekerjaan yang dibutuhkan dan semua stakeholder diusahakan untuk teridentifikasi sebelum pekerjaan project di mulai
- Project manager menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur quality
- Project manager merencanakan hal-hal yang akan mengimprove proses
- Project manager membuat sistem reward untuk anggota team dan stakeholder
- Semua role dan responsibilities didokumentasikan dengan jelas dan ditugaskan ke anggota project. Hal seperti reporting, risk management dan kehadiran rapat, dan juga pekerjaan project lainnya.
- Project manager fokus mengidentifikasi risk
- Stakeholder dan team member, juga mempunya kewajiban untuk mengidentifikasi risk dan risk management
- Project cost dan schedule tidak bisa difinalisasi tanpa menyelesaikan risk management
- Project manager membuat estimasi yang realistis untuk keseluruhan project schedule dan cost yang berkaitan
- Project manager mengevaluasi apakah project akan dapat selesai tepat waktu dan juga tepat sasaran dengan constraint yang ditetapkan. Kemudian project manager bertemu dengan management untuk mendiskusikan perbedaan sebelum pekerjaan project dimulai. Project manager memahami bahwa schedule yang tidak realistis adalah kesalahan project manager karena tool dan skill yang diperlukan sudah tersedia.
- Project manager merencanakan kapan dan bagaimana mengukur kinerja terhadap measurement baseline, seperti didokumentasikan dalam project management plan.
- Project management plan harus realistis, agar semua orang percaya bahwa rencana itu bisa dilakukan
PMI-ism saat project sedang dijalankan
- Project dikelola sesuai dengan project management plan, yang realistis dan lengkap
- Project manager bertanggung jawab mendokumentasikan dan sharing knowledge yang didapatkan pada saat meng-eksekusi project
- Project manager memonitor project status terhadap project management plan selama durasi project
- Project dire-estimasi selama durasi project untuk memastikan project selesai sesuai schedule dan cost. Oleh karena itu project manager harus selalu tahu status project
- Setiap ada kemungkinan delay harus diatasi dengan menyesuaikan waktu pekerjaan yang akan datang, dan bukan dengan meminta waktu lebih banyak
- Project manager memiliki wewenang dan power. Project manager bisa berkata tidak dan berusaha mengendalikan project untuk memberi manfaat pada pelanggan
- Project manager menginformasikan bahwa tidak ada yang gratis. Perubahan dalam scope harus dievaluasi dampaknya ke project schedule, cost, quality, risk, resource, dan kepuasan customer. Project manager memiliki cukup data untuk melakukan analisis tersebut.
- Project manager menyadari bahwa seiring waktu tidak semua orang yang terkait dengan project memiliki pemahaman yang sama tentang project tersebut. Oleh karenanya, project manager terus memastikan setiap orang yang terlibat mengetahui apa yang sedang terjadi dan mengelola ekspektasi mereka.
- Project manager mengerti dan menangani secara serius, tanggung jawabnya dalam mengelola resource
- Project manager menyisihkan waktu untuk melakukan team building dan memastikan kinerja prima dari tim.
- Project manager harus proaktif dan mengidentifikasi masalah lebih dini, mencari kemungkinan changes dan mencegah masalah yang mungkin timbul
- Masalah yang muncul harus sudah punya plan risk response untuk menanganinya
- Risk menjadi bahasan penting dalam tiap tim meeting
- Tim meeting tidak berfokus pada status. Status bisa dishare dengan media komunikasi yang lain.
- Semua perubahan yang perlu dilakukan harus melewati proses change management dan integrated change control.
- Project manager memastikan kebijakan perusahaan diikuti selama project berlangsung
- Project manager merekomendasikan hal-hal yang bisa dilakukan untuk mengimprove standar, kebijakan dan proses. Rekomendasi tersebut harus di sambut dengna baik oleh management
- Quality harus dipertimbangkan dalam setiap perubahan komponen project
- Quality harus dicek sebelum sebuah aktifitas atau work package selesai
- Project manager berkoordinasi dengan quality department dalam melakukan aktifitas quality
- Project manager terlibat dalam procurement process dan membantu mengelola procurement
- Project manager mengerti bahasa kontrak
- Project manager memastikan bahwa semua term dalam kontrak terpenuhi, termasuk yang sepertinya tidak penting
PMI-ism Saat Project Closing
- Project manager mengarsipkan semua record project
- Project belum selesai sampai ada final acceptance dari customer
- Semua project harus membuat final report yang berisi informasi bahwa semua tujuan project terpenuhi
